Comment mieux organiser votre entreprise et engager vos équipes ? 

Clarifiez votre organisation, le rôle de chacun, renforcez management et délégation.

Il est étonnant de constater au quotidien la perte de valeur associée à la mauvaise organisation des entreprises.

Trop souvent, les missions de chacun ne sont pas claires, le management de substitution empêche dirigeants et cadres d’avoir du temps pour traiter les sujets qui relèvent de leurs prérogatives et chacun travaille « la tête dans le guidon », occupé au quotidien à gérer l’urgent et l’important sans capacité à traiter les sujets les plus fondamentaux qui se retrouvent souvent repoussés au calendes grecques.

Comment est organisée notre entreprise ? Pour le dire simplement c’est le bordel !

Sans dire que les choses sont faciles à mettre en place, il esttout de même possible de repenser l’organisation de l’entreprise, de clarifier les rôles et les responsabilités, de renforcer management et délégation pour permettre à chacun de faire son travail en bonne intelligence avec ses collègues.

Pourquoi repenser votre organisation ?

Dans une entreprise, une organisation efficace est essentielle pour garantir sa pérennité et sa performance. Cependant, certaines problématiques courantes peuvent entraver son bon fonctionnement. Par exemple, lorsque les rôles et responsabilités des collaborateurs ne sont pas clairement définis, cela génère des confusions, des redondances ou des lacunes dans les tâches, ce qui nuit à la productivité collective.

De plus, une faiblesse managériale, qu’elle soit due à un manque de temps, de compétences ou de capacités, peut engendrer des décisions mal ajustées ou une gestion approximative des équipes. Cela se traduit souvent par une prédominance de l’urgent sur l’important : les tâches prioritaires à long terme sont reléguées au second plan, créant un cercle vicieux où le stress domine et où les objectifs stratégiques sont négligés.

À cela s’ajoute une propension de chacun à vouloir s’occuper de tout, souvent par souci de bien faire ou pour combler des lacunes organisationnelles. Si cette implication semble positive en apparence, elle peut rapidement devenir contre-productive : les efforts sont dispersés, les responsabilités se chevauchent et les collaborateurs risquent de s’épuiser en s’attaquant à des tâches qui ne relèvent pas de leur rôle initial.

Ces dysfonctionnements contribuent à la démotivation des équipes, qui se sentent souvent mal managées, surchargées ou sans vision claire de leurs priorités.

Face à ces défis, travailler sur l’organisation devient un levier stratégique pour l’entreprise. En clarifiant les rôles, en renforçant les compétences managériales, en instaurant des priorités claires et en limitant cette dispersion des efforts, il est possible de redonner un souffle positif aux équipes, de maximiser leur efficacité et de garantir un alignement durable sur les objectifs.

Rôle du CODIR

La mise en place d’organisations claires permettant de responsabiliser chaque collaborateur : une mission au coeur des expertises de GAYA Conseil

Comite de Direction GAYA Conseil

Depuis plus de 10 ans, GAYA Conseil accompagne ses clients dans le renforcement de leur organisation. 

Cet accompagnement est basé sur plus de 20 années de pratique dans des PME industrielles et au sein de grands groupes industriels.

Il s’agit, à chaque mission, de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun, de revisiter l’organisation et l’organigramme, de renforcer le management.

Nous réalisons généralement nos missions en articulant les 3 temps suivants :

  • Z

Diagnostic de l’organisation de l’entreprise

Échange avec l’ensemble des collaborateurs clefs de l’entreprise ; croisement avec les bonnes pratiques du métier ; diagnostic de l’organisation de l’entreprise et préconisations associées.

Identification d’une organisation cible efficiente

Identification de l’organisation cible à mettre en place pour gagner en efficience et en confort de travail.

Accompagnement au déploiement de la nouvelle organisation

Accompagnement au déploiement de la nouvelle organisation dans le temps : mise en place de routines de management efficientes & accompagnement des managers.

Quels sont les enjeux clefs d’une réorganisation réussie ? 

Membres du Comite de direction

Une organisation solide est essentielle pour garantir à la fois la performance et le bien-être des collaborateurs.

L’organisation en entreprise est d’abord liée à un enjeu de structure. Il est essentiel de concevoir une organisation claire et compréhensible, permettant à chaque collaborateur de s’épanouir pleinement dans son rôle. Une entreprise bien structurée mobilise ses forces vives là où elles sont le plus nécessaires, tout en prenant le temps de faire le point avec chacun pour aligner leurs aspirations avec les besoins de l’entreprise. Un plan de formation efficace contribue également au développement des compétences et talents, garantissant ainsi une montée en compétence continue.

Dans un second temps, les entreprises rencontrent un enjeu de culture. Un esprit d’équipe fort, la solidarité, le respect de la parole donnée et le sens du client sont les socles d’une dynamique collective positive. Cultiver ces valeurs, favoriser l’intelligence collective et veiller à ce que l’image de l’entreprise reflète ces principes renforcent la cohésion et l’engagement des équipes. Entretenir cette culture est une question ouverte à laquelle chaque organisation doit répondre en adaptant ses pratiques et en s’assurant que ses valeurs restent vivantes au quotidien.

Enfin, il faut aussi prendre en compte un enjeu de gouvernance. Une gouvernance exemplaire est indispensable pour inspirer et fédérer. L’équipe dirigeante doit incarner des principes de confiance, de délégation et de respect, tout en adoptant une posture équilibrée entre exigence et bienveillance. La mise en place de structures comme les CODIR et COPIL, ainsi que des routines de management efficaces, permet de piloter les projets stratégiques dans la durée tout en protégeant et valorisant les collaborateurs.

Une organisation bien pensée et équilibrée sur ces trois dimensions constitue un levier puissant pour le développement durable des entreprises et le bien-être des équipes.

Avec quelle équipe travailler sur votre organisation ? 

Membres du Comite de direction

Le travail de refondation de l’organisation d’une PME doit se faire en mobilisant une équipe réduite qui pourra être homogène au CODIR, lorsque le CODIR est constitué de 3 ou 4 personnes, à une équipe plus restreinte, lorsque le CODIR est constitué de plus de 5 personnes.

A titre d’exemple, les personnes invitées à participer à ces travaux sur l’organisation pourront être :

    • Le Dirigeant
    • Le Directeur des Ressources Humaines
    • Le Directeur Commercial et marketing
    • Le Directeur Industriel

Il est indispensable de pouvoir réfléchir à l’organisation et à ses évolutions sans que chacun cherche à défendre ses prérogatives au détriment du bon fonctionnement de l’entreprise.

Il est préférable que les tensions qui peuvent apparaitre dans ce type de travail soient limitées à un groupe de travail où l’on est suffisamment en confiance pour pouvoir échanger sereinement sur des sujets toujours sensibles.

Comment jalonner la refonte de votre organisation dans le temps ?

Une refonte organisationnelle réussie repose sur une approche structurée et progressive. Voici les étapes clés pour mener cette mission de manière efficace, préférentiellement sur un délai court de 1 à 3 mois :

1. Identification de l’organisation actuelle
La première phase consiste à dresser un état des lieux de l’existant : cartographie de l’organigramme, analyse des fiches de poste, élaboration d’un tableau RACI (Responsable, Acteur, Consulté, Informé) pour chaque mission, et quantification du temps passé sur les différentes tâches. Ce diagnostic fournit une base solide pour comprendre les forces et faiblesses de l’organisation actuelle.

2. Projection de l’organisation cible
Une fois l’état des lieux établi, il s’agit de définir l’organisation projetée. Cette étape implique la création d’un RACI adapté à la vision future et l’estimation des temps nécessaires pour chaque mission dans ce nouveau modèle. Cette projection doit refléter les objectifs stratégiques de l’entreprise tout en tenant compte des besoins opérationnels.

3. Plan de communication
La refonte organisationnelle impacte directement les collaborateurs, d’où l’importance d’un plan de communication clair et bien structuré. Il s’agit d’informer les personnes concernées des changements à venir, d’expliquer les raisons de cette évolution et de répondre à leurs questions. Une communication proactive contribue à réduire les résistances au changement et à favoriser l’adhésion des équipes.

4. Mise en œuvre de la nouvelle organisation
Cette étape correspond à l’application concrète des ajustements définis lors de la phase de projection. Elle inclut la réallocation des rôles, la modification des process et l’ajustement des missions en fonction de la nouvelle structure.

5. Réglages fins
Après la mise en place initiale, des ajustements peuvent être nécessaires pour affiner le fonctionnement. Ces réglages permettent de corriger les éventuelles incohérences, de répondre aux retours des équipes et de stabiliser la nouvelle organisation.

En suivant ce mode opératoire par phases, une refonte organisationnelle peut être menée efficacement et dans un temps limité, tout en assurant une transition fluide et bien acceptée par l’ensemble des collaborateurs.

Comité de Direction - fréquence

Quels impacts attendre d’une réorganisation réussie ?

Organisation Comité de Direction

Une refonte organisationnelle bien menée engendre des impacts majeurs sur la performance et le fonctionnement de l’entreprise. Elle permet une meilleure focalisation des collaborateurs sur leurs missions grâce à une clarification des rôles et des tâches, réduisant ainsi les chevauchements et les pertes de temps.

Ce recentrage améliore l’efficience globale, en optimisant les efforts et les ressources. Par ailleurs, le repositionnement du dirigeant dans un rôle plus stratégique et moins opérationnel renforce la capacité de l’entreprise à anticiper et à répondre à ses enjeux à long terme. Le management en sort également renforcé, avec des équipes mieux encadrées et alignées sur des objectifs clairs. Ces améliorations contribuent directement à une meilleure ambiance de travail, en instaurant un climat de collaboration serein et productif.

Quelques autres outils

Nous utilisons régulièrement les outils suivants : 

Entretiens Annuels d’Evaluation

Matrice de polyvalence

Routines de management

Plan de formation 

Grille de compétences

Formation

Quels outils utiliser pour travailler l’organisation d’une PME Industrielle ?

Les outils nécessaires pour arriver à l’organisation souhaitée de votre entreprise sont finalement assez simples : il convient seulement de prendre le temps de s’en servir, et de bien les utiliser.

Pour commencer, il est important de construire un organigramme précis du fonctionnement de la structure. Un exemple d’organigramme est disponible ci-dessous.

    La matrice RACI est très utile pour visualiser le fonctionnement organisationnel de chacun des projets et vous permettra sans doute d’y voir plus clair.

    RACI - Organisation et Management de Projet

    La définition de fonction est également un outil utile pour améliorer l’organisation de votre entreprise. Elle consiste à réaliser une fiche de poste précise pour chaque personne : intitulé du poste, position dans l’organigramme, missions principales, responsabilités, compétences requises, objectifs attendus, indicateurs de performance éventuels…

    D’autres outils peuvent être utilisés mais il s’agit ici des plus utiles pour améliorer la clarté et l’efficacité de l’organisation d’entreprise.

    Sujet et ordre du jour CODIR

    Comment faire vivre votre organisation dans le temps ? 

    Compte rendu CODIR

    Pour maintenir une organisation efficace sur le long terme, il est essentiel de mettre en place des mécanismes permettant de suivre, ajuster et renforcer les processus établis.

    Parmi ces mécanismes, les routines de management jouent un rôle clé : des réunions régulières, des points de suivi et des échanges transparents assurent une bonne coordination et un pilotage fluide. En parallèle, un plan de formation continue pour les collaborateurs garantit leur développement et leur adaptation aux évolutions de l’entreprise.

    La délégation et le contrôle sont également primordiaux : en confiant des responsabilités aux bons acteurs et en veillant à des contrôles réguliers, on garantit à la fois autonomie et alignement avec les objectifs de l’entreprise. Le management des équipes repose sur une communication claire, un soutien constant et une écoute active, afin de maintenir un climat de confiance et de performance.

    Les entretiens annuels d’évaluation sont des moments clés pour faire le point sur les réussites et les axes d’amélioration, tout en redéfinissant les objectifs pour l’année suivante. Parallèlement, l’encouragement et la sanction doivent être utilisés de manière équilibrée : reconnaître les efforts et les succès renforce la motivation, tandis que des sanctions justes permettent de maintenir les standards de performance.

    Enfin, la communication est l’élément central qui permet d’assurer une bonne circulation de l’information, de maintenir l’engagement des équipes et d’adapter l’organisation en fonction des retours terrain. Ensemble, ces outils contribuent à pérenniser une organisation cohérente, réactive et durable.

    Quelques bonnes pratiques à développer

    Comité Exécutif - bonnes pratiques

    Avoir de l’ambition dans la démarche : la refonte de l’organisation doit être envisagée comme une opportunité de transformation profonde et positive. Il est essentiel d’adopter une vision ambitieuse, non seulement pour réorganiser les ressources, mais aussi pour anticiper l’évolution à long terme de l’entreprise, en la plaçant sur une trajectoire de croissance continue.

    Formation des personnes promues lors de leur prise de poste : lorsqu’un collaborateur est promu, un accompagnement dédié à sa prise de poste est crucial. Il s’agit de lui fournir les outils et les connaissances nécessaires pour réussir dans ses nouvelles fonctions. Ce type de formation assure une transition fluide et renforce la confiance de la personne dans son nouveau rôle.

    Formation de l’ensemble des managers : tous les managers doivent être formés régulièrement afin d’améliorer leurs compétences en gestion d’équipe, prise de décision, gestion des conflits et communication. Des managers compétents et bien formés sont un pilier essentiel pour une organisation solide et performante.

    Informer et prévenir chaque personne impactée par la nouvelle organisation : tout changement organisationnel, qu’il implique un changement de fonction ou de responsable, doit être communiqué en amont aux personnes concernées. Une gestion proactive du changement permet d’éviter l’incertitude et de rassurer les collaborateurs, tout en les préparant aux nouvelles attentes et responsabilités.

    Ces bonnes pratiques contribuent à construire une organisation agile, où chaque individu est soutenu dans son développement et où la vision stratégique se concrétise au quotidien grâce à une gestion humaine et structurée.

    Quelques pièges à éviter 

    Trop nombreuses personnes impliquées : Impliquer trop de personnes dans le processus peut entraîner une perte de clarté et des divergences d’opinions, ralentissant ainsi la prise de décision et la mise en œuvre des changements.

    Non-respect de la règle de confidentialité : La gestion des informations sensibles est cruciale. Le non-respect de la confidentialité peut nuire à la confiance des collaborateurs et compromettre la réussite de la refonte.

    Manque d’ambition dans la démarche : Une refonte organisationnelle sans ambition risquera de ne pas répondre aux besoins de transformation stratégique, et le processus peut manquer de vision à long terme, freinant ainsi le progrès de l’entreprise.

    Difficulté des managers à lâcher des responsabilités : Les managers peuvent rencontrer des difficultés à abandonner certains champs de responsabilité pour se concentrer sur des missions plus stratégiques. Le pouvoir est souvent perçu comme lié à la taille de la ligne hiérarchique, créant une résistance au changement.

    Difficulté pour le dirigeant à trancher : L’incapacité du dirigeant à prendre des décisions claires peut paralyser la refonte et laisser place à l’indécision, rendant le processus moins efficace.

    Maintien du statu quo faute d’ambition suffisante : Le manque d’ambition peut conduire à un statu quo, où aucune évolution significative n’est entreprise, freinant ainsi l’adaptation de l’organisation aux nouveaux enjeux.

    Éviter ces pièges permet de garantir une refonte efficace et réussie, en préservant l’alignement et l’engagement des équipes.

    Comité de Direction - pièges à éviter

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