Le guide complet de la matrice RACI pour les PME et PMI

Découvrez la matrice RACI, un outil incontournable pour optimiser le fonctionnement de votre organisation ou celui de vos projets !

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Définition : qu’est-ce que la matrice RACI ?

La matrice RACI est un outil de gestion de projet se présentant sous la forme d’un tableau rassemblant les acteurs impliqués dans le projet et les actions à effectuer par chacun pour le mener à bien.

Son utilisation peut également être élargie à toute réflexion organisationnelle.

C’est un outil simple et indispensable pour clarifier les rôles et responsabilités de chacun dans un projet, une entreprise ou une organisation.

Dans le tableau RACI, les actions sont listées en lignes et les membres de l’équipe projet en colonnes. Il s’agit ensuite de caractériser le rôle de chaque acteur pour une action donnée, quatre catégories ayant été définies : Responsible (R) – Accountable (A) – Consulted (C) – Informed (I).

Grâce au RACI définissez les rôles de chacun sans ambiguïté

Acteur qui Réalise l’action

Acteur qui est le gArant de la bonne réalisation de l’action (en général le manager)

Acteur qui doit être Consulté car il a un avis à donner sur l’action à mener

Acteur qui doit être Informé de l’avancement de la tâche

Exemples de matrices RACI

RACI - Exemple Applicatif - Organisation

La méthode RACI est un outil de gestion de projet assez simple, qui permet de caractériser les missions des différents acteurs pour chaque tâche selon quatre types de rôles. Voici des matrices RACI exemples pour vous permettre de mieux comprendre son fonctionnement.

Une fois que les actions à réaliser et les acteurs sont listés, il n’y a plus qu’à attribuer une lettre à chaque case du tableau pour définir le rôle de chacun, comme le montre l’exemple ci-contre.

Pourquoi l’utiliser pour vos projets ou pour optimiser l’organisation de votre entreprise?

La matrice RACI permet de clarifier le rôle de chacun au sein d’un projet, d’éviter toute ambiguïté et permet que le projet se déroule au mieux.

On s’assure que chaque tâche sera réalisée, et on sait à qui s’adresser si des modifications sont nécessaires.

Elle évite a priori tout problème de communication au sein d’une équipe de travail.

Cet outil, très puissant pour clarifier les rôles et les responsabilités de chacun dans un projet s’utilise avec une grande pertinence pour clarifier le « qui fait quoi » dans une entreprise ou organisation.

On gagnera alors à en avoir un usage dynamique en partant de la situation actuelle de l’entreprise – avec un RACI initial – et en se projetant dans une organisation cible plus pertinente avec une matrice de l’organisation ciblée, souvent liée au projet d’entreprise et à sa stratégie.

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Les différents rôles dans la matrice RACI

Responsible :

Personne, groupe ou entité responsable de réaliser l’action, il n’y a habituellement qu’un acteur responsable pour une action, mais cela peut dépendre des projets. En français on pourrait l’appeler le « Réalisateur », celui qui réalise concrètement l’action.

Accountable :

Littéralement, personne, groupe ou entité qui « rend des comptes », qui gère l’action à réaliser : il s’assure que la réalisation se déroule bien. Souvent la personne « Accountable » sera le manager ou le chef de projet : il ne fait pas l’action en tant que telle mais c’est bien lui qui doit rendre des comptes. Au maximum, il n’y a qu’un acteur « Accountable » pour une tâche. Il peut aussi ne pas y en avoir si la tâche n’est pas jugée clef. Dans ce cas l’acteur « Responsible » est autonome.

Quelle différence entre « Responsible » et « Accountable » ?

La différence n’est pas toujours évidente lorsqu’on traduit la méthode RACI en français : le R devient « responsable » alors que c’est plutôt le A qui est censé assumer la « responsabilité » et rendre des comptes.

Pour simplifier, on peut dire que le R correspond en français au « Réalisateur », celui qui fait l’action, et le A au mAnager (ou « Administrateur » éventuellement), qui rend des comptes (« Accountable ») et porte la responsabilité finale mais n’exécute pas l’action. Il est important de noter qu’une personne peut être simultanément A et R.

Consulted :

Les personnes qui doivent être consultées au cours de la réalisation de la tâche, qui donnent leur avis grâce à une expertise spécifique.

Informed :

Les personnes à informer, qui ont besoin d’informations sur la tâche en question pour accomplir leurs propres tâches.

Quelle différence entre « Consulted » et « Informed » ?

Une personne consultée (C) doit être informée et doit donner son avis sur une tâche en cours. En revanche, une personne informée (I) a besoin des informations sur le déroulement de la tâche pour mener à bien ses propres missions, mais ne donne aucun avis sur le déroulement ou le résultat produit.

Traduction de la matrice RACI en français : 3 options possibles

Comme vous avez pu le voir ci-dessus, la traduction du RACI en français butte principalement sur le terme anglais « Accountable » qui, traduit littéralement, est celui qui « rend des comptes », qui est « comptable » de la bonne réalisation de la tâche (mais ne la réalise pas forcément lui-même). C’est souvent le manager, le sponsor du projet ou le chef de projet.

L’ambiguïté apparait si on le traduit comme le « Responsable », puisqu’il aurait alors le même rôle que le « Responsible » qui se traduit de la même manière.

On peut alors clarifier le « Responsible » en le traduisant plutôt comme le « Réalisateur », celui qui réalise l’action, qui la fait.

Les deux autres rôles de « Consulted » (Consulté) et « Informed » (Informé) ne posent pas de problème de traduction.

Trois options se présentent alors :

Option 1 : le RACI en français devient le RCCI

La première consiste à préserver la clarté des mots et le RACI devient le RCCI en français :

Réalisateur
Comptable
Consulté
Informé

Option 2 : le RACI de l’Administrateur

La seconde consiste à conserver le « A » du RACI, qu’on pourrait appeler l’Administrateur (comme dans un conseil d’administration), même si ce terme ne recouvre pas tout à fait le même sens.

R pour Réalisateur
A pour Administrateur
C pour Consulté
I pour Informé

Option 3 : le RACI en français, en inversant R et A

Une troisième voie, plus audacieuse mais probablement plus juste, consiste à inverser les rôles Responsible et Accountable entre le français et l’anglais : le A du Accountable anglais deviendrait R pour Responsable en français et le R du Responsible anglais deviendrait A pour Artisan.

On obtiendrait alors un équivalent français du RACI plus satisfaisant :

R pour Responsable : celui qui porte la responsabilité de l’action mais ne la fait pas (le A en anglais)
A pour Artisan : celui qui fait concrètement l’action (le R en anglais)
C pour Consulté
I pour Informé

À vous de choisir la traduction qui vous semble la plus simple à gérer avec vos équipes.

Les variantes : RACI-VS, RASCI et RACI-O

Il existe des variantes au modèle RACI, que chacun est libre d’appliquer comme il le souhaite, en fonction du projet, de ses préférences et des personnes ou entités avec lesquelles il travaille. Parmi les plus connues, on retrouve les modèles RACI-VS, RASCI et RACI-O.

La méthode RACI-VS

La méthode RACI-VS ajoute deux nouveaux rôles à ceux initialement prévus : le rôle de Vérification (Verification) et celui d’Approbation (Sign off).

Le rôle V de vérification désigne une personne responsable de vérifier, de suggérer des modifications ou des améliorations pour une tâche désignée.

Le rôle S désigne une personne qui valide une tâche après qu’elle a été réalisée (R), contrôlée (A) et vérifiée (V). Cela permet de garantir qu’une tâche est bien terminée avant de poursuivre le projet et d’informer les personnes impliquées dans les étapes suivantes (I).

La méthode RASCI

Dans la méthode RASCI, le rôle S (Support) est rajouté, et il désigne une personne ou un groupe de personnes pour soutenir ou assister les personnes responsables de réaliser une action (R).

La méthode RACI-O

Parmi les variantes les plus utilisées, on retrouve également le RACI-O, le O symbolisant « Out of the loop » (hors de la boucle), qui désigne spécifiquement une personne n’intervenant pas du tout pour une tâche et n’ayant pas besoin d’être intégrée aux échanges. Ainsi cette personne sera préservée de nombreux emails ou sollicitations non désirées qui polluent la vie des équipes dans de nombreuses entreprises.

Quand la mettre en place ?

La matrice présente l’avantage d’être très simple à mettre en place, et de pouvoir s’appliquer à pratiquement n’importe quelle organisation ou projet complexe pour préciser le rôle des différentes parties prenantes.

Dans quels cas faut-il faire un tableau RACI ?

Le tableau RACI est applicable à toutes les organisations (par exemple : PME, Direction d’un groupe industriel, Service) ou à tous les projets impliquant un nombre important d’acteurs. Il n’est bien évidemment pas nécessaire de l’utiliser systématiquement, mais il peut être particulièrement indiqué lorsqu’il est nécessaire de gérer une certaine complexité organisationnelle, que le nombre de tâches à réaliser et le nombre d’acteurs sont élevés ou que l’organisation du travail semble à optimiser.

Toute situation dans laquelle un ou plusieurs acteurs ont l’impression que la répartition des tâches est floue ou mal comprise est une situation où le modèle peut être utile.

La mise en place du modèle est un travail collectif impulsé par le dirigeant ou par le chef de projet

Utiliser une matrice RACI implique obligatoirement une concertation des différents acteurs afin d’éviter tout conflit et toute incompréhension dans les rôles attribués.

Le dirigeant ou le chef de projet est responsable de s’assurer que les acteurs connaissent leur rôle pour chaque tâche, et que ces dernières soient bien toutes réalisées.

Comment mettre en place une méthode RACI efficace ?

Le concept de modèle RACI vous plaît ? Voici quelques indications pour le mettre en place efficacement.

Étape 1 : lister les principales tâches d’un projet ou d’une organisation

Cette étape peut sembler triviale mais il s’agit peut-être de la plus cruciale. En fonction du projet ou de l’organisation, il faut choisir si vous souhaitez intégrer toutes les tâches à la matrice, ou seulement les plus importantes, en accord avec les différents acteurs.

Étape 2 : lister les différents rôles qui seront nécessaires

Pour chaque tâche, vous devez ensuite définir qui doit la réaliser (R), si quelqu’un en porte la responsabilité (A), si des personnes doivent être consultées (C) ou informées (I) de l’avancement de cette tâche. Vous pouvez également, dès ce moment, lister tous les acteurs impliqués dans le projet et dont les noms devront être inscrits dans la matrice.

Étape 3 : construire la matrice vierge avec les tâches et les rôles

Vient ensuite le moment de construire le tableau RACI en tant que tel, en listant les tâches et les acteurs. Pour cela, vous pouvez très facilement trouver des modèles sur internet ou simplement créer votre propre matrice grâce aux outils de bureautique les plus communs (tableur Excel ou Google Sheet par exemple).

Étape 4 : pour chaque tâche et chaque rôle, déterminer collectivement qui est Responsible, Accountable, Consulted ou Informed

Après avoir créé la matrice, il est temps de la remplir. Si toutes les étapes précédentes ont été réalisées dans l’ordre et avec le commun accord des différents acteurs, cela devrait se faire très rapidement.

Étape 5 : en cas d’évolution de votre organisation, en lien avec la stratégie de votre entreprise et votre projet d’entreprise, identifier l’organisation cible la plus pertinente et porteuse d’efficience

Cette étape est essentielle en cas de travail sur l’optimisation de votre organisation ; elle vous permettra de réintéroger les missions principales de chacun (souvent issues de l’histoire de votre entreprise) pour imaginer une organisation plus fluide et efficiente. Elle vous permettra également de requestionner quelques évidences et de proposer à certains collaborateurs des évolutions de postes porteuses de motivation. En ce sens le RACI est un puissant allié du dirigeant d’entreprise.

Il permet d’appréhender des questions associées à la Qualité de Vie au Travail – QVT – en tâchant, autant que possible, que chacun soit bien dans son poste de travail.

Il permet également de nourir le processus associé à la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences – GPEC – en identifiant des opportunités de carrière à quelques collaborateurs clefs de l’entreprise.

Étape 6 : modifier éventuellement la matrice au cours du temps afin d’indiquer les avancements ou de modifier certains rôles si besoin

Vous avez maintenant terminé votre RACI et pouvez commencer votre projet, ou le déploiement de votre organisation, l’esprit serein !

Cependant, n’oubliez pas qu’il s’agit d’un outil vivant, et qu’il sera possible, voire nécessaire, de modifier la matrice en cours de route pour gérer des imprévus ou simplement vous adapter aux évolutions de l’environnement de votre projet ou de votre entreprise.

Les erreurs à ne pas faire

Le but de la matrice RACI est de clarifier le rôle de chaque acteur et d’optimiser le déroulement du projet. Le chef de projet et le dirigeant de l’entreprise doivent donc être particulièrement vigilants à :

bien expliquer le principe de la matrice et pourquoi il désire l’utiliser,
développer la signification de chaque lettre et s’assurer que chacun a bien compris son rôle pour chaque tâche,
accorder une place à la négociation pour qu’à l’issue de la construction de la matrice, tous les membres soient satisfaits (ou le plus satisfaits possible) de la répartition des rôles.

Il est souvent recommandé, notamment quand les tâches à réaliser sont nombreuses, de ne lister que les plus importantes pour ne pas surcharger la matrice et la rendre illisible, ce qui lui ferait perdre son intérêt premier.

Il faut également être vigilant à n’oublier aucun acteur ou tâche importante.

Les inconvénients de la méthode RACI

La méthode RACI est un outil utile, mais il est loin d’être parfait (d’où les nombreuses variantes existantes).

Le reproche principal que l’on peut lui faire est qu’il ne permet pas de décrire en détail les actions à réaliser : on s’attache plus à attribuer des rôles qu’à bien expliquer à chaque acteur l’action qu’il doit réaliser.

À l’inverse, le RACI est utile rétrospectivement car il permet de savoir, par exemple, qui était responsable d’une action qui a mal été effectuée et de mieux comprendre pourquoi et comment, mais il n’est pas particulièrement adapté en début de projet, quand les actions à réaliser ne sont pas claires dans l’esprit de chacun.

Au delà du RACI, pensez à travailler vos définitions de fonctions !

Pour aller plus loin dans l’organisation de votre entreprise et de vos projets, il sera nécessaire, voir indispensable, d’identifier pour chacun de vos collaborateurs, des définitions de fonctions permettant de clarifier pour chacun :

l’intitulé de l’emploi ou titre de la fonction
la finalité de l’emploi décrite en une ou deux phrases
les activités de l’emploi
- les missions principales du poste (souvent identifiées dans le cadre du RACI)
- les missions secondaires (non traitées dans le RACI)
les relations de travail
le niveau de délégation du poste ; son niveau de responsablité
les critères de performance du poste ou Key Perfomance Indicators – KPI’s
les savoir-être et savoir-faire nécessaires à la fonction

Les applications du RACI

Le RACI en gestion de projet (project management)

On a vu, avec tous les exemples de matrices RACI précédents, que c’est un outil très utile en gestion de projet pour suivre l’avancement d’un projet et clarifier les rôles de chacun.

Le RACI pour optimiser le fonctionnement d’une entreprise, d’une direction ou d’un service

On a également vu qu’il peut être très utile pour revisiter le fonctionnement d’une entreprise, d’une direction ou d’un service.

Il est toujours pertinent – et même indispensable – pour le bon fonctionnement d’une organisation afin que les rôles de chacun soient le plus clairs possibles.

Le RACI dans la méthode Agile et en Scrum

La méthode Agile (dont Scrum fait partie) est une méthode de gestion de projet basée sur la collaboration, l’autonomie et la constitution d’équipes pluridisciplinaires. Dans cette méthode, on divise le projet en sous-projets et les objectifs sont fixés à court terme. Cela permet plus d’adaptabilité (au client et au marché) et une meilleure gestion du budget. Dans un système comme celui-là, le RACI peut sembler inutile, car les projets à gérer sont subdivisés et donc beaucoup moins complexes, mais il existe toujours une phase de planification et d’attribution des rôles, au cours de laquelle on peut l’utiliser. La question qui peut se poser est celle d’une redondance entre les rôles définis dans l’agilité et ceux de la matrice.

Le RACI en gestion de projet informatique

La matrice s’utilise pour un projet informatique comme pour n’importe quel autre projet, en suivant les différentes étapes indiquées précédemment. Si le projet est Agile, on pourra se questionner sur l’utilité de cet outils par rapport aux autres cités ci-dessus, comme Scrum.