La Comitologie dans les PME & ETI industrielles : un art au service du développement de votre entreprise
Mettez en place les bonnes routines de management pour gagner en efficience
Qu’est-ce que la Comitologie en entreprise ? Encore une idée de consultant ?
On passe notre temps en réunion sans en retirer les résultats attendus
Qui n’a jamais râlé contre ces réunions mal préparées, trop nombreuses, sans ordre du jour et sans compte-rendu qui nous détournent du travail souvent urgent et important que nous avons à accomplir quotidiennement ?
Il est impressionnant de voir l’énergie et le temps perdu dans ces réunions peu ou pas structurées dont on sort parfois en se disant « cela s’est bien passé » mais sans pouvoir dire pourtant ce que cela a apporté à l’entreprise.
Et nous n’avons pas encore parlé d’argent, ni de motivation pour les équipes…
En partant de ce constat simple de notre inefficience récurrente, il devient pertinent de s’arrêter – un temps – sur la bonne structuration de nos routines de management et sur la comitologie mise en place dans notre entreprise.
Comitologie : définition
La comitologie peut se définir comme l’art de structurer et d’animer les comités de direction et de pilotage de l’entreprise, nécessaires et suffisants à son bon fonctionnement.
Ils ne seront ni trop nombreux ou fréquents, ni trop exclusifs ou rares.
Ces comités doivent permettre de couvrir les différents niveaux de décision (direction générale, directions opérationnelles, management de projets) et être suffisamment réguliers pour permettre de prendre les décisions importantes à chaque échelon de l’entreprise. Ils ont également vocation à permettre une bonne circulation de l’information au sein de la société.
Soyons économes de notre temps et de celui de nos collaborateurs ; structurons notre entreprise autours des quelques routines de management qui nous permettront vraiment de gagner en efficience.
L’art de la comitologie : sortez de la dictature de l’urgence !
Pourquoi mettre en place de nouvelles routines de management alors que nous sommes déjà bien occupés et que le temps manque à chacun ?
L’urgent et l’important nous sollicitent sans cesse et il est souvent difficile de bloquer une demi-journée pour s’occuper de sujets qui ne relèvent pas de l’urgence.
Pourtant sortir de la dictature du quotidien est une nécessité.
Les quelques questions suivantes peuvent nous aider à nous convaincre :
-
- Comment fédérer une équipe si elle n’est jamais réunie ?
- Comment partager des objectifs si nous ne les mettons jamais en commun ?
- Comment préparer l’avenir si nous ne pensons qu’au présent ?
- Comment approfondir des sujets importants en échangeant avec chacun à tour de rôle et entre deux portes ?
La comitologie pour ne plus dépendre du bon vouloir de chacun
La seule réponse connue à ce jour, la comitologie, consiste à structurer à l’avance différents comités, aux différents niveaux de l’entreprise afin d’obliger chacun à bloquer les dates correspondantes dans son agenda et à organiser son temps autour de ces dates.
Chacun de ces comités ayant des objectifs et un ordre du jour défini, il permettra d’assurer à l’entreprise que ces sujets seront, à intervalles réguliers dans l’année, partagés, traités et les décisions prises en conséquence.
La mise en place de cette comitologie évite notamment de compter sur le bon vouloir de chacun, toujours chahuté par les actualités incessantes au sein des PME et ETI.
Les 9 routines de management indispensables au développement de votre entreprise
Voici les principales routines de management nécessaires au bon fonctionnement d’une PME Industrielle :
Les comités mis en place au niveau du management peuvent être un Comité de Direction (CODIR) ou Comité Exécutif (COMEX) pour réunir l’équipe de direction de l’entreprise et traiter des sujets clés : stratégie, recrutement, investissements, etc. Stellantis réuni par exemple régulièrement son comité exécutif ou « top executive team » autour de son Directeur Général.
La comitologie de gestion de projet est également un enjeu clé, avec la mise en place d’un Comité de pilotage des Projets (COPIL), qui permet de faciliter le bon déroulé des projets, d’aider les chefs de projet à résoudre leurs difficultés et de réaligner les équipes en fonction des priorités de l’entreprise.
Ces instances sont souvent complétées par des réunions opérationnelles comme la réunion de service, la réunion hebdomadaire ou la réunion quotidienne pour se synchroniser. On retrouve ainsi de nombreuses « cérémonies » dans les méthodes agiles comme le « sprint planning », la rétrospective ou « rétro », le « daily », la démonstration produit (« démo »), etc.
Le Comité de Direction
ou CODIR
- Fréquence : mensuelle
- Participants : membres du Comité de Direction
- Animation : Directeur Général
- Objet : prendre les décisions clefs permettant le bon fonctionnement de l’entreprise et la réalisation du projet d’entreprise
Le Comité de Pilotage des Projets
ou COPIL
- Fréquence : mensuelle
- Participants : membres du Comité de Pilotage des Projets
- Animation : Directeur Général ou Directeur du Développement et Chefs de Projets
- Objet : suivre le bon avancement des Projets, prendre les décisions nécessaires à la tenue des objectifs en terme de Qualité, Coûts, Délais
Le Comité Exécutif
ou COMEX
- Fréquence : mensuelle
- Participants : membres du Comité Exécutif
- Animation : Directeur Général
- Objet : prendre les décisions clefs permettant le bon fonctionnement de l’entreprise et la réalisation du projet d’entreprise
La réunion générale
- Fréquence : annuelle
- Participants : ensemble des collaborateurs
- Animation : Directeur Général, CODIR
- Objet : mettre en perspective les actions réalisées et à venir pour permettre l’engagement de l’ensemble des collaborateurs
La réunion managers
- Fréquence : tous les trimestres
- Participants : ensemble des managers
- Animation : Directeur Général
- Objet : donner une information qualitative à l’ensemble des managers de l’entreprise
La réunion de service
- Fréquence : tous les mois
- Participants : ensemble du service concerné
- Animation : Chef de Service
- Objet : suivre l’activité du service, manager les équipes
La réunion équipe Projet
- Fréquence : autant que de besoin
- Participants : membres de l’équipe Projet
- Animation : Chef de Projet
- Objet : Piloter le projet en terme de Qualité, Coûts, Délais, Gestion des Risques, variantions de périmètres, …
La réunion de production
- Fréquence : tous les semaines
- Participants : chefs d’équipes
- Animation : Directeur des Opérations
- Objet : planifier la production pour la semaine à venir, traiter les points durs, manager
La réunion commerciale
- Fréquence : tous les semaines
- Participants : équipe commerciale
- Animation : Directeur Commerciale
- Objet : piloter l’activité commerciale, manager l’équipe commerciale
Cartographie des routines de management d’une PME industrielle – Exemple applicatif
Voici un exemple générique de la cartographie des routines de management d’une PME Industrielle.
La méthode utilisée pour identifier le « Qui Fait Quoi » est la méthode RACI
Les convictions de GAYA pour une mission de conseil réussie
La réussite d’une mission de conseil en organisation & comitologie s’appuie sur les points essentiels suivants :
- Cadrage de la mission : le cadrage de la mission doit être clair et les objectifs attendus explicites.
- Choix des contributeurs privilégiés : les collaborateurs identifiés pour accompagner une mission associée à l’organisation de l’entreprise devront être des collaborateurs de confiance.
- Confidentialité des échanges : travailler sur l’organisation nécessite de pouvoir faire des mises en jeu diverses, de tester certaines idées pour les éprouver. Il est indispensable de pouvoir travailler en confiance et en toute confidentialité.
- Développement de l’intelligence collective : le point de vue de chacun est attendu, les meilleures réponses aux problématiques posées étant souvent liées à la capacité d’une organisation à confronter des points de vue forts.
- Sens du résultat : l’organisation retenue devra être efficiente et il faudra, autant que possible, éviter les demi-solutions dont on sait à l’avance qu’elles ne marcheront pas.
- Agilité : dans un monde ou tout évolue en permanence, l’entreprise doit garder de l’agilité. Son organisation devra être à la fois structurée et capable d’évoluer au fil du temps et des évènements.
- Engagement du dirigeant : dans la mesure où on touche au coeur de l’entreprise, l’engagement du dirigeant à la bonne marche des opérations est indispensable.
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En savoir plus sur l’organisation des entreprises – Vidéothèque
Frédéric LALOUX : Reinventing Organizations
En savoir plus sur l’organisation des entreprises – Bibliographie
Reinventing Organizations
Auteur
Frédéric LALOUX
Résumé
Dans ce livre passionnant, Frédéric LALOUX explique l’évolution des organisations à travers le temps, ainsi que les forces et les limites de chaque type d’organisation. Il nous invite à découvrir des modes d’organisation plus ouverts et potentiellement plus performants qui s’appuient à la fois sur une très forte culture d’entreprise, mais aussi sur de très forts éléments de structuration également nécessaire au développement de l’entreprise.
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