Le comité exécutif – COMEX dans une PME : quel est son rôle et comment l’organiser efficacement ?
De plus en plus d’entreprises, PME et ETI notamment, mettent en place un Comité Direction qui permet d’associer quelques cadres clefs à la gouvernance de l’entreprise.
En fonction de la taille de l’entreprise, le CODIR peut accueillir entre 4 et 8 personnes ; un Comité de Direction à moins de 4 personnes ne permet pas un brassage de points de vues suffisant ; à l’inverse, un Comité de Direction à plus de 8 personnes devient plus difficile à animer.
Mais dès lors que le CODIR fonctionne bien et trace son sillon, comment intégrer les managers de l’entreprise qui n’y participent pas et qui peuvent – souvent avec raison – se sentir exclus de sa gouvernance ?
C’est la raison d’être du Comité Exécutif ou COMEX.
En créant une routine de management – le Comité Exécutif – spécifiquement tournée vers l’encadrement de l’entreprise, le dirigeant d’une PME et son Comité de Direction se donnent l’opportunité d’associer à fréquence régulière l’ensemble des cadres de l’entreprise et de fédérer l’équipe d’encadrement autour du projet stratégique de leur entreprise.
Mais comment mettre en œuvre cette nouvelle routine de management ? Quelles sont les bonnes pratiques, et quels sont les pièges à éviter ?
Nous vous proposons quelques éléments de réponse issus de plus de 8 années de pratique de GAYA Conseil dans l’optimisation de l’organisation et de la gouvernance des entreprises.
Quel est le rôle d’un Comité Exécutif ? Quelle définition du COMEX ?
Un Comité Exécutif, parfois appelé Comité Opérationnel, est une instance qui doit permettre au dirigeant d’entreprise et à son Comité de Direction de démultiplier son action en associant régulièrement les managers à la gouvernance de l’entreprise.
Le rôle du COMEX est multiple. Il doit permettre :
-
- de donner régulièrement aux managers une information de qualité
- de permettre un échange sur des sujets clefs qu’il convient d’approfondir au-delà du Comité de Direction
- d’accompagner le déploiement du projet d’entreprise
- de fédérer l’ensemble de l’encadrement de l’entreprise
La nécessité de mettre en place cette routine de management apparait souvent un ou deux ans après la mise en place – réussie – d’un Comité de Direction.
La mise en place et l’accompagnement de Comités Exécutifs efficients : une mission au coeur des expertises de GAYA Conseil
Depuis plus de 8 ans GAYA Conseil accompagne ses clients dans la structuration et dans la mise en oeuvre de leurs Comités exécutifs.
Cet accompagnement est basé sur plus de 20 années de pratique dans des PME industrielles et au sein de grands groupes industriels.
Il s’agit, à chaque mission, d’adapter les routines de managment de l’entreprise en mettant en place de façon coordonnée le Comité de Direction, le Comité Exécutif, mais aussi le Comité de Pilotage des Projets.
Cette comitologie permet de renforcer l’organisation et le management de l’entreprise.
Ce travail de structuration réalisé avec constance permet de faire la différence et d’obtenir rapidement des résultats tangibles !
Qui fait partie du COMEX ?
Dans une PME industrielle, le Comité Exécutif ou Comité Opérationnel est, en général, composé des personnes suivantes :
-
- Le Dirigeant
- L’ensemble des membres du Comité de Direction
- Les managers de l’entreprise
- Quelques collaborateurs clefs particulièrement impliqués dans la réalisation du projet d’entreprise
En fonction de la taille de l’entreprise, l’ensemble des managers de l’entreprise pourront être sollicités ou seulement une partie d’entre eux (éventuellement les n-2 du dirigeant) .
Également et en fonction des besoins, quelques autres contributeurs pourront venir présenter un sujet clef au COMEX, mais c’est une pratique à mettre en œuvre avec parcimonie, dans la mesure ou elle peut créer des attentes difficiles à satisfaire ensuite.
A quelle fréquence se réunit le comité exécutif ?
La question de la fréquence des COMEX est une question pertinente. Dans la mesure ou il s’agit de réunir un nombre relativement important de collaborateurs de l’entreprise, il convient d’être prudent dans la mise en place de cette routine, pour lui permettre de garder sa pertinence au fil du temps.
Quelques années de pratique sur le sujet nous font préconiser une fréquence trimestrielle.
Les comités exécutifs, planifiés au semestre ou à l’année, deviennent alors une pause dans l’agenda des managers qui trouvent là un lieu pour échanger sur des sujets importants du moment et sur des questions plus prospectives.
De façon assez évidente, le rythme des COMEX doit s’articuler avec celui des CODIR. Il est possible par exemple d’avoir le rythme mensuel suivant : CODIR / CODIR / COMEX / CODIR / CODIR / COMEX…
Il s’agit donc, au travers du Comité Exécutif ou Comité des Opérations, de créer une routine de management qui va permettre aux principaux managers de l’entreprise de se retrouver pour partager une information de qualité, travailler sur des questions clefs associées au projet d’entreprise et au final créer une équipe solidaire au service des ambitions de l’entreprise.
Investir du temps, pour gagner du temps !
Pourquoi mettre en place une nouvelle routine de management alors que nous sommes déjà bien occupés et que le temps manque à chacun ?
L’urgent et l’important nous sollicite sans cesse et il est souvent difficile de se bloquer une demi-journée pour s’occuper de sujets qui ne relèvent pas de l’urgence.
Pourtant sortir de la dictature du quotidien est une nécessité.
Les quelques questions suivantes peuvent nous aider à nous convaincre :
-
- Comment fédérer une équipe si elle n’est jamais réunie ?
- Comment partager des objectifs si nous ne les mettons jamais en commun ?
- Comment préparer l’avenir si nous ne pensons qu’au présent ?
- Comment approfondir des sujets importants en échangeant avec chacun à tour de rôle et entre deux portes ?
La seule réponse connue à ce jour consiste à planifier le Comité Exécutif longtemps à l’avance – en général par semestre – afin d’obliger chacun à bloquer les dates correspondantes dans son agenda et à organiser son temps autour de ces dates.
Quelle organisation adopter pour avoir un comité exécutif efficace ?
Avant toutes choses il convient de convenir de la durée du COMEX.
Généralement les Comités Exécutifs se tiennent sur une demi-journée ; il peut toutefois arriver, lorsque le volume des sujets à traiter est trop important, de bloquer une journée complète de travail.
Le bon fonctionnement d’un Comité Opérationnel relève de quelques règles simples et assez classiques :
-
- un ordre du jour clair et diffusé à l’avance
- la préparation par chaque participant de son intervention, avec un support de présentation adapté, suivant l’adage de Victor HUGO : « la forme, c’est du fond qui remonte à la surface »
- la présentation par chaque participant des sujets qui relèvent de ses prérogatives
- l’échange libre, dans un équilibre des temps de parole et du respect des temps alloués pour chaque sujet
- l’animation du COMEX par le chef d’entreprise
- la prise de note associée aux échanges et aux prises de décisions
- la diffusion et l’archivage du compte rendu
- le suivi par chacun des actions qui lui auront été attribuées
Quels sont les sujets à aborder en COMEX ?
Les sujets à aborder en COMEX devront permettre de donner à ses participants une information de qualité sur le fonctionnement de l’entreprise et sur le bon avancement du projet d’entreprise. Ces sujets pourront avoir été abordés préalablement en CODIR, mais il pourra s’agir également de mises en jeu différentes nécessitant d’être traitées avec les managers de l’entreprise.
Les sujets à traiter pourront relever des grandes thématiques suivantes :
-
- Direction Générale : notamment l’avancement du projet d’entreprise
- Finance / Contrôle de Gestion : notamment la présentation des résultats en fin d’exercice
- Marketing et Commerce : notamment le niveau de prise de commande, le carnet de commande ou les principales manifestations commerciales réalisées ou à venir
- Organisation, Management & Ressources Humaines : notamment les évolutions organisationnelles, ou le point sur les recrutements à venir
- Opérations : notamment le point sur les principaux indicateurs de production
- Développement : notamment le point sur le développement des nouveaux produits
- Suivi du Projet d’entreprise : présentation par les porteurs d’action de l’avancement des actions stratégiques qui leur ont été confiées
Il s’agit de revoir les sujets clefs de l’entreprise pour le trimestre en cours, mais aussi pour la période à venir.
Comment faire un compte rendu de COMEX efficace ?
La personne en charge du compte rendu du COMEX a un rôle très intéressant.
Il s’agit à la fois d’avoir un bon esprit de synthèse, une bonne capacité d’attention et de prise de notes.
Pour faire un compte rendu efficace, il suffira de :
-
- Réaliser une prise de note – sur ordinateur de préférence – en séance
- Utiliser la trame de compte rendu de l’entreprise (éviter de passer par une trame intermédiaire qui oblige la re-saisie sans valeur ajoutée)
- Se donner un temps de relecture dans la foulée de la réunion (en fin de réunion, en fin de journée, le lendemain matin)
- Diffuser le compte rendu directement après la réunion et jamais au-delà de 2 jours
- Eviter toute procrastination : toute reprise de compte rendu longtemps après la réunion étant une perte de temps considérable, nécessitant à chaque fois un vrai effort de mémoire
Quelle différence entre un CODIR et un COMEX ?
Le CODIR
Le Comité de Direction est une instance qui réunit quelques collaborateurs clefs (entre 4 et 8 personnes) pour accompagner le dirigeant dans le développement de son entreprise.
C’est un cénacle qui traite de l’ensemble des enjeux relevant de la Direction Générale notamment de la stratégie de l’entreprise et de son déploiement.
Le COMEX
Dans le PME et les ETI le COMEX est une instance qui permet d’associer les managers de l’entreprise plus largement qu’au sein du Comité de Direction.
Cette instance de direction permet de partager une information de qualité, de faire le point régulièrement sur le bon avancement du projet d’entreprise, de fédérer les équipes, mais aussi de faire remonter des problématiques terrains qui seraient ignorées des membres du CODIR.
Quelques bonnes pratiques à développer
Chaque membre du Comité Exécutif devra être attentif à respecter les bonnes pratiques suivantes :
-
- Développer une vision stratégique
- Développer sa culture personnelle & managériale
- Avoir le sens de l’intérêt général et celui de l’intérêt supérieur de l’entreprise
- Être force de proposition
- Permettre l’opposition de points de vues forts
- Développer une capacité à entendre le point de vue de l’autre
- Développer cohésion, esprit d’équipe et capacité de travail collectif
- Décider
- Développer la solidarité autour des décisions prises
- Favoriser la prise de décision par consensus, sachant qu’en dernier ressort c’est le dirigeant qui tranchera
- Garantir la confidentialité des échanges
- Développer une certaine exemplarité
- Représenter la Direction Générale
- Tenir les valeurs de l’entreprise
Pour pouvoir mener des Comités Exécutifs dans de bonnes conditions il sera indispensable de disposer d’une salle de réunion bien équipée et bien isolée phoniquement.
Il n’est pas rare de voir un certain nombre d’entreprises préférer faire certains de leurs Comités Exécutifs en dehors de l’entreprise afin que le lieu soit favorable à la qualité des échanges.
Quelques pièges à éviter
Pour maintenir dans le temps un COMEX efficace, quelques pièges sont à éviter :
-
- Ne pas tenir les échéances prévues et annuler les COMEX au dernier moment sous prétexte de l’urgence du quotidien (dérogation possible à ce principe une fois par an, deux fois maximum)
- Ne pas diffuser l’ordre du jour en amont du Comité de Direction
- Ne pas préparer et compter sur sa seule prestance
- Ne pas identifier d’indicateurs clefs de performance – KPI – pertinent
- Ne pas faire de compte-rendu
-
- Interrompre les collègues
- Vouloir avoir raison au détriment d’une solution plus optimale pour l’entreprise
- Ne pas prendre de décision
- Ne pas prendre assez de hauteur
- Prendre trop de hauteur
- Ne pas être solidaire des collègues devant ses collaborateurs
- Manquer de bienveillance
- Considérer son point de vue comme le seul pertinent
- …
La liste ci-dessus n’est pas exhaustive, chacun pourra la compléter en fonction de ses propres expériences.
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