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Comité de direction – CODIR : quel est son rôle et comment l’organiser efficacement ?

Il est étonnant de constater, en ce début de troisième millénaire, que beaucoup de petites et moyennes entreprises n’ont pas de Comité de Direction.

Les chefs d’entreprise que nous rencontrons ont parfois essayé de mettre en place cette bonne pratique, mais ils ont presque toujours eu du mal à la maintenir dans le durée, soit par manque de temps, soit parceque les CODIR mis en place ne répondaient pas pleinement à leurs attentes.

A l’inverse, nous constatons avec plaisir que, lorsqu’un Comité de Direction est mis en place en intégrant un certain nombre de bonnes pratiques, il apporte une vrai valeur ajoutée à l’entreprise, permet de fédérer l’équipe dirigeante autour d’une vision stratégique et contribue efficacement au déploiement du projet d’entreprise.

Dès lors, quelles sont les bonnes pratiques permettant de mettre en place des CODIR efficaces ? Quel est le rôle précis d’un CODIR, et comment l’organiser ?

Voici quelques éléments de réponses aux questions communément posées sur le sujet et issues de plus de 7 années de pratique de GAYA Conseil dans l’accompagnement de Comités de Direction.

Quel est le rôle d’un Comité de Direction ? Quelle définition du CODIR ?

Un Comité de Direction, aussi appelé CODIR, est une instance qui doit permettre au dirigeant d’entreprise de sortir d’une certaine solitude et de s’entourer de quelques collaborateurs clefs, cadres dirigeants, pour piloter avec eux le développement de l’entreprise, de la vision stratégique à sa mise en oeuvre opérationnelle.

Dans une période où le monde se complexifie et où le temps s’accélère, il est indispensable de s’obliger à sortir régulièrement la tête du guidon pour pouvoir travailler sur des sujets de fond et de forte valeur ajoutée.

Le rôle du CODIR est donc de permettre au dirigeant et à l’équipe de direction de prendre régulièrement du recul, de sortir de l’urgence du quotidien, pour identifier les décisions stratégiques, faire le point sur tout ce qui va bien (pourquoi pas) mais aussi pour challenger tout ce qui fonctionne moins bien.

Il s’agit de créer un espace où chacun pourra faire valoir son point de vue librement, où l’on pourra faire vivre l’intelligence collective et qui permettra, in fine, la prise de décisions structurantes, favorables au développement de l’entreprise.

Rôle du CODIR

La mise en place et l’accompagnement de Comités de Direction efficients : une mission au coeur des expertises de GAYA Conseil

Comite de Direction GAYA Conseil

Depuis plus de 7 ans GAYA Conseil accompagne ses clients dans la structuration et dans la mise en oeuvre régulière de leurs Comités de Direction. 

Cet accompagnement est basé sur plus de 20 années de pratique dans des PME industrielles et au sein de grands groupes industriels.

Il s’agit, à chaque mission, d’adapter à l’entreprise les bonnes pratiques associées à la gouvernance des Comités de Direction, en articulant une nécessaire structure et une indispensable culture. Il s’agit également  d’accompagner les entreprises dans l’appropriation d’un « outil » indispensable à leur développement.

Ce travail réalisé avec constance dans le temps permet de faire la différence et d’obtenir rapidement des résultats tangibles !

Qui fait partie du CODIR ? 

Membres du Comite de direction

Dans une PME industrielle, le Comité de Direction est, en général, composé des personnes suivantes :

    • Le Dirigeant
    • Le Directeur Administratif et Financier – DAF
    • Le Directeur Commercial et marketing
    • Le Directeur Industriel
    • Le Directeur des Ressources Humaines
    • Le Directeur du Développement

En fonction de la taille de l’entreprise, le CODIR pourra accueillir entre 4 et 8 personnes. Les rôles ci-dessus sont généralement représentés mais, dans les PME de plus petite taille, différentes fonctions peuvent être occupées par une même personne. Un Comité de Direction à moins de 4 personnes ne permet pas un brassage de points de vues suffisant ; à l’inverse, un Comité de Direction à plus de 8 personnes devient plus difficile à animer.

En fonction des besoins, quelques autres contributeurs pourront venir présenter un sujet clef au CODIR, mais c’est une pratique à mettre en oeuvre avec parcimonie. Le CODIR étant, de notre point de vue, une instance plutôt fermée (contrairement au COPIL qui peut être une instance plus ouverte).

A quelle fréquence se réunit le comité de direction générale ?

La question de la fréquence des CODIR est une question pertinente. Se réunir trop régulièrement risque de voir le comité de direction générale traiter plutôt des sujets de la semaine, de l’agenda, des urgences du moment ; se réunir trop peu souvent risque de transformer le CODIR en une sorte de revue de direction telle que celle réalisée tous les ans au titre de l’ISO 9001.

Quelques années de pratique sur le sujet nous font préconiser une fréquence mensuelle.

Les comités de direction, planifiés au semestre ou à l’année, deviennent alors une pause dans l’agenda de l’équipe dirigeante qui trouve là un lieu pour échanger sur des sujets importants du moment et sur des questions plus prospectives.

Il arrive, dans certaines entreprises, de voir fonctionner paralellement un CODIR 1 et un CODIR 2. Le Comité de Direction 1 se réunit tous les mois et traite des sujets associés à la bonne gouvernance de l’entreprise. Le Comité de Direction 2 se réunit toutes les semaines et traite de l’ensemble des sujets plus quotidiens. Cette pratique fonctionne plutôt bien et permet de concilier les questions de court terme – urgentes et importantes – avec les enjeux moyens et long terme – pas urgents mais essentiels.

Il s’agit donc, au travers du CODIR, de créer une routine de management qui va permettre à l’équipe dirigeante de se retrouver pour avancer sur les sujets clefs associés à la gouvernance de l’entreprise et à son développement.

Comité de Direction - fréquence

Quelle organisation adopter pour avoir un comité de direction efficace ?

Organisation Comité de Direction

Avant toutes choses il convient de convenir de la durée du CODIR.

Généralement les Comités de Direction se tiennent sur une demi-journée (avec parfois le CODIR le matin et le COPIL l’après-midi – ou l’inverse) ; il peut toutefois arriver que les sujets à traiter soient ponctuellement plus importants et il arrive fréquemment de voir des entreprises organiser certains Comités de Direction sur une journée complète.

Le bon fonctionnement d’un Comité de Direction relève de quelques règles simples et assez classiques :

    • un ordre du jour clair et diffusé à l’avance
    • la préparation par chaque participant de son intervention, avec un support de présentation adapté, suivant l’adage de Victor HUGO : « la forme, c’est du fond qui remonte à la surface »
    • la présentation par chaque participant des sujets qui relèvent de ses prérogatives
    • l’échange libre, dans un équilibre des temps de parole et du respect des temps alloués pour chaque sujet
    • l’animation du CODIR par le chef d’entreprise 
    • la prise de note associée aux échanges et aux prises de décisions
    • la diffusion et l’archivage du compte rendu
    • le suivi par chacun des actions qui lui auront été attribuées

Quels sont les sujets à aborder en CODIR ?

Les sujets à aborder en CODIR pourront s’articuler autours des thématiques suivantes :

    • Direction Générale
    • Finance / Contrôle de Gestion
    • Marketing et Commerce
    • Ressources Humaines
    • Industrie / Production
    • Développement

Il s’agit de revoir les sujets clefs de l’entreprise pour le mois en cours, mais aussi pour la période à venir.

    A titre d’exemple les sujets suivants sont régulièrement traités dans les comités de directions générales que nous accompagnons :

        • Identification du projet d’entreprise autour de sa vision stratégique
        • Point finance et contrôle de gestion mensuel, trimestriel, annuel
        • Résultat mensuel, cumulé vs budget
        • CA du mois, CA cumulé vs budget
        • Refonte de l’organisation ; évolutions de l’organigramme
        • Entrées et sorties de collaborateurs
        • Actions commerciales en cours et à venir
        • Commandes du mois et carnet de commande
        • Production du mois, indicateurs de production (efficience, TRS, …)
        • Suivi du portefeuille des projet clients et du portefeuille des projets d’innovation

      Cette liste est loin d’être exhaustive et peut varier en fonction des entreprises, de leur domaine d’activité et des problématiques à traiter sur la période.

      Sujet et ordre du jour CODIR

      Comment faire un compte rendu de CODIR efficace ?

      Compte rendu CODIR
      La personne en charge du compte rendu du CODIR a un rôle très intéressant.

      Il s’agit à la fois d’avoir un bon esprit de synthèse, une bonne capacité d’attention et de prise de notes.

      Pour faire un compte rendu efficace, il suffira de :

        • Réaliser une prise de note – sur ordinateur de préférence – en séance
        • Utiliser la trame de compte rendu de l’entreprise (éviter de passer par une trame intermédiaire qui oblige la re-saisie sans valeur ajoutée)
        • Se donner un temps de relecture dans la foulée de la réunion (en fin de réunion, en fin de journée, le lendemain matin)
        • Diffuser le compte rendu directement après la réunion et jamais au-delà de 2 jours
        • Eviter toute procrastination : toute reprise de compte rendu longtemps après la réunion étant une perte de temps considérable, nécessitant à chaque fois un vrai effort de mémoire

      Quelle différence entre un CODIR et un COMEX ?

      Cette distinction relève plus de certaines ETI et de grands groupes que des PME, où les deux instances sont généralement fusionnées au sein du CODIR
      Dans une grande entreprise, un Comité Exécutif – COMEX, est une sorte de Codir des Codir, qui rassemble les directeurs exécutifs de l’entreprise, généralement les N-1 du Directeur Général. C’est cette instance qui va décider des grandes orientations de l’entreprise dans son ensemble. On peut en voir un exemple avec le Comité Exécutif d’EDF
      Pour ces grands groupes, chaque entité de l’entreprise va ensuite avoir son Comité de Direction. Par exemple, le directeur d’un pays pourra réunir ses directeurs commerciaux, financiers, etc.  De même, le directeur marketing pourra regrouper ses N-1 régulièrement pour partager sur les grandes orientations de sa direction.
      Dans une PME, cette distinction n’a pas lieu d’être, et on parle alors uniquement de CODIR.

      Différence CODIR et COMEX

      Quelques bonnes pratiques à développer

      Comité de Direction - bonnes pratiques

      Chaque membre du Comité de Direction devra être attentif à respecter les bonnes pratiques suivante :

        • Développer une vision stratégique
        • Avoir le sens de l’intérêt général et celui de l’intérêt supérieur de l’entreprise
        • Permettre l’opposition de points de vues forts
        • Développer une capacité à entendre le point de vue de l’autre
        • Développer un esprit d’équipe et une capacité de travail collectif 
        • Être force de proposition
        • Favoriser la prise de décision par consensus, sachant qu’en dernier ressort c’est le dirigeant qui tranchera
        • Garantir la confidentialité des échanges

      Pour pouvoir mener des Comités de Direction dans de bonnes conditions il sera indispensable de disposer d’une salle de réunion bien équipée et bien isolée phoniquement.

      Il n’est pas rare de voir un certain nombre d’entreprises préférer faire certains de leurs Comités de Direction en dehors de l’entreprise afin que le lieu soit favorable à la qualité des échanges.

      Quelques pièges à éviter 

      Pour maintenir dans le temps un CODIR efficace, quelques pièges sont à éviter :

        • Ne pas tenir les échéances prévues et annuler les CODIR au dernier moment sous prétexte de l’urgence du quotidien (dérogation possible à ce principe une fois par an, deux fois maximum)
        • Ne pas diffuser l’ordre du jour en amont du Comité de Direction
        • Ne pas préparer et compter sur sa seule prestance
        • Ne pas identifier d’indicateurs clefs de performance – KPI – pertinent
        • Interompre les collègues
        • Vouloir avoir raison au détriment d’une solution solution plus optimale pour l’entreprise
        • Ne pas faire de compte rendu
        • Ne pas suivre les actions du compte rendu associées à son domaine de responsablité
        • Ne pas prendre de décision
        • Ne pas prendre assez de hauteur
        • Prendre trop de hauteur

      La liste ci-dessus n’est pas exhaustive, chacun pourra la compléter en fonction de ses propres expériences.

      Comité de Direction - pièges à éviter

      GAYA vous accompagne dans la structuration et l’animation de vos Comités de Direction dans tout l’est de la France

      Christophe GALY

      Christophe

      Réseau GAYA - François

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      Jérôme

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      Nos consultants interviennent partout en France mais particulièrement dans les régions et les villes suivantes :

        Région Bourgogne – Franche – Comté

          • Saône et Loire : Chalon sur Saône, Mâcon, Autun, Louhans, Charolles
          • Côte d’Or : Dijon, Beaune
          • Doubs : Besançon, Montbéliard, Pontarlier
          • Jura : Lons le Saunier
          • Nièvre : Nevers
          • Yonne : Auxerre

        Région Auvergne – Rhône – Alpes

          • Ain : Bourg en Bresse
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          • Loire : Saint-Etienne, Montbrison, Roanne
          • Puy-de-Dôme : Clermont-Ferrand,
          • Isère : Grenoble
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        Région Grand-Est :

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