Comité de direction – CODIR : quel est son rôle et comment l’organiser efficacement ?

La mise en place et l’accompagnement de Comités de Direction efficients : une mission au coeur des expertises de GAYA Conseil

Depuis plus de 7 ans GAYA Conseil accompagne ses clients dans la structuration et dans la mise en oeuvre régulière de leurs Comités de Direction. 

Cet accompagnement est basé sur plus de 20 années de pratique dans des PME industrielles et au sein de grands groupes industriels.

Il s’agit, à chaque mission, d’adapter à l’entreprise les bonnes pratiques associées à la gouvernance des Comités de Direction, en articulant une nécessaire structure et une indispensable culture. Il s’agit également d’accompagner les entreprises dans l’appropriation d’un « outil » indispensable à leur développement.

Ce travail de comitologie d’entreprise réalisé avec constance dans le temps permet de faire la différence et d’obtenir rapidement des résultats tangibles !

A quelle fréquence se réunit le comité de direction générale ?

Investir du temps, pour gagner du temps !

Pourquoi mettre en place une nouvelle routine de management alors que nous sommes déjà bien occupés et que le temps manque à chacun ?

L’urgent et l’important nous sollicite sans cesse et il est souvent difficile de se bloquer une demi-journée pour s’occuper de sujets qui ne relèvent pas de l’urgence.

Pourtant sortir de la dictature du quotidien est une nécessité.

Les quelques questions suivantes peuvent nous aider à nous convaincre :

• • Comment fédérer une équipe si elle n’est jamais réunie ?
  • Comment partager des objectifs si nous ne les mettons jamais en commun ?
  • Comment préparer l’avenir si nous ne pensons qu’au présent ?
  • Comment approfondir des sujets importants en échangeant avec chacun à tour de rôle et entre deux portes ?

La seule réponse connue à ce jour consiste à planifier le Comité de Direction longtemps à l’avance – en général par semestre –  afin d’obliger chacun à bloquer les dates correspondantes dans son agenda et à organiser son temps autours de ces dates.

Quelle organisation adopter pour avoir un comité de direction efficace ?

Avant toutes choses il convient de convenir de la durée du CODIR.

Généralement les Comités de Direction se tiennent sur une demi-journée (avec parfois une réunion de CODIR le matin et le COPIL l’après-midi – ou l’inverse) ; il peut toutefois arriver que les sujets à traiter soient ponctuellement plus importants et il arrive fréquemment de voir des entreprises organiser certains Comités de Direction sur une journée complète.

Le bon fonctionnement d’un Comité de Direction relève de quelques règles simples et assez classiques :

• • un ordre du jour clair et diffusé à l’avance
  • la préparation par chaque participant de son intervention, avec un support de présentation adapté, suivant l’adage de Victor HUGO : « la forme, c’est du fond qui remonte à la surface »
  • la présentation par chaque participant des sujets qui relèvent de ses prérogatives
  • l’échange libre, dans un équilibre des temps de parole et du respect des temps alloués pour chaque sujet
  • l’animation du CODIR par le chef d’entreprise 
  • la prise de note associée aux échanges et aux prises de décisions
  • la diffusion et l’archivage du compte rendu
  • le suivi par chacun des actions qui lui auront été attribuées

Comment faire un compte rendu de CODIR efficace ?

Il s’agit à la fois d’avoir un bon esprit de synthèse, une bonne capacité d’attention et de prise de notes.

Pour faire un compte rendu efficace, il suffira de :

• • Réaliser une prise de note – sur ordinateur de préférence – en séance
  • Utiliser la trame de compte rendu de l’entreprise (éviter de passer par une trame intermédiaire qui oblige la re-saisie sans valeur ajoutée)
  • Se donner un temps de relecture dans la foulée de la réunion (en fin de réunion, en fin de journée, le lendemain matin)
  • Diffuser le compte rendu directement après la réunion et jamais au-delà de 2 jours
  • Eviter toute procrastination : toute reprise de compte rendu longtemps après la réunion étant une perte de temps considérable, nécessitant à chaque fois un vrai effort de mémoire

Quelques bonnes pratiques à développer

Chaque membre du Comité de Direction devra être attentif à respecter les bonnes pratiques suivante :

• • Développer une vision stratégique
  • Développer sa culture personnelle & managériale 
  • Avoir le sens de l’intérêt général et celui de l’intérêt supérieur de l’entreprise
  • Être force de proposition
  • Permettre l’opposition de points de vues forts
  • Développer une capacité à entendre le point de vue de l’autre
  • Développer cohésion, esprit d’équipe et capacité de travail collectif 
  • Décider
  • Développer la solidarité autour des décisions prises
  • Favoriser la prise de décision par consensus, sachant qu’en dernier ressort c’est le dirigeant qui tranchera
  • Garantir la confidentialité des échanges
  • Développer une certaine exemplarité
  • Représenter la Direction Générale
  • Tenir les valeurs de l’entreprise

Pour pouvoir mener des Comités de Direction dans de bonnes conditions il sera indispensable de disposer d’une salle de réunion bien équipée et bien isolée phoniquement.

Il n’est pas rare de voir un certain nombre d’entreprises préférer faire certains de leurs Comités Exécutifs en dehors de l’entreprise afin que le lieu soit favorable à la qualité des échanges.

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