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Conseil en organisation : comment bien se faire accompagner quand on est une PME ou une ETI ?

Développez la performance de votre entreprise en optimisant sa gouvernance et son organisation ; développer la performance de vos collaborateurs en clarifiant les rôles et les responsabilités de chacun et en favorisant le travail en équipe !

Qu’est-ce que le conseil en organisation ? Pourquoi y avoir recours ?

Il est toujours difficile de se regarder pédaler !

Le conseil en organisation vise à aider les dirigeants d’entreprises et leurs Comités de Direction à prendre du recul sur la gouvernance de leur entreprise, son organisation, et la façon dont chacun travaille en collaboration avec ses collègues au service de la réalisation du projet d’entreprise.

Au delà de cette prise de recul, le conseil en organisation vise à identifier une organisation cible favorable au développement de l’entreprise et alignée avec ses objectifs stratégiques.

Il s’agit de faire le point sur tout ce qui marche bien – pour pouvoir le développer et le conforter – mais aussi d’identifier tous les dysfonctionnements associés à l’organisation afin de pouvoir les atténuer ou les corriger. Il s’agit aussi de repenser l’organisation de façon à la rendre plus efficiente et plus dynamique. Enfin, il s’agit d’accompagner le déploiement de la nouvelle organisation dans le temps.

Les principales étapes d’une mission de conseil en organisation GAYA dans une PME ou une ETI 

Les consultants GAYA interviennent dans le cadre d’une démarche structurée associant les collaborateurs clefs de l’entreprise dans le cadre d’ateliers de travail tenus régulièrement. 

Un accompagnement structuré en 3 étapes complémentaires

Diagnostic de l’organisation

Identification des enjeux associés à la mission 

Identification du contexte de la mission, de son élément déclencheur et identification des principales attentes – a priori – du dirigeant.

Mode opératoire : tête à tête avec le dirigeant.

Définition du groupe de travail 

Définition du groupe de travail associé aux travaux sur l’organisation. Ce groupe pourra être homogène au Comité de Direction, lorsqu’il existe, mais pas obligatoirement. Il pourra intégrer quelques personnes qualifiées dont les apports pourraient être utiles au travail sur l’optimisation de l’organisation.

Mode opératoire : échanges avec le dirigeant et les principaux cadres pour identifier le groupe de travail le plus pertinent (en cas de doute sur une personne, on s’abstient de la retenir).

Identification des enjeux associés à l’environnement

Identification des principaux enjeux associés à l’évolution de l’organisation et à l’environnement de l’entreprise.

Ce travail vise à ouvrir la réflexion au-delà des frontières habituelles pour identifier des éléments pouvant avoir une influence sur les évolutions organisationnelles projetées.

Mode opératoire : atelier de travail.

Mise en visibilité des forces & faiblesses de l’entreprise, des opportunités et des menaces associées à son environnement – SWOT

De façon classique, quelles sont les forces (Strengths) de l’organisation, quelles en sont les faiblesses (Weaknesses), quelles sont les opportunités (Opportunities) associées à son environnement (cf. analyse PESTEL) et quelles sont les Menaces (Threats)  à éviter.

Cet exercice – passage obligé de tout travail sur l’organisation – est toujours très utile, notamment parce qu’il permet d’aligner chaque personne impliquée sur un constat de départ simple et partagé.

Mode opératoire : atelier de travail.

Stratégie et plan d’action

Identification des instances de gouvernance et des routines de management

Cartographie des routines de management de l’entreprise, identification des manques et des pistes de progression possibles en termes de gouvernance. Cartographie des routines de management projetées avec identification pour chaque routine :

  • de l’Animateur (personne Accountable suivant la matrice RACI) et des participants
  • de l’objet de la réunion
  • de sa fréquence
  • de sa durée

Mode opératoire : atelier de travail.

Clarification des rôles et des responsabilités de chacun

Cartographie de l’organisation actuelle de l’entreprise, à l’aide de la matrice RACI. Identification des ressources affectées à chaque fonction clef de l’entreprise en Equivalent Temps Plein – ETP. Mise en visibilité des cohérences et des incohérences de l’organisation actuelle. Définition d’une organisation cible plus efficiente et mieux à même d’accompagner le projet stratégique de l’entreprise.

Mode opératoire : atelier de travail basé sur le RACI.

Optimisation de l’organigramme 

Identification de l’organigramme actuel de l’entreprise. Clarification des cohérences et des incohérences de l’organisation hiérarchique et fonctionnelle de l’entreprise. Mise en lumière des fonctions à renforcer ou à créer. Construction d’un organigramme plus à même de répondre aux enjeux organisationnels de l’entreprise.

Mode opératoire : atelier de travail.

Identification des principales définitions de fonctions

Sur la base du travail réalisé précédemment, mise à plat des définitions de fonctions des acteurs clefs de l’entreprise et identification pour chacun de :

  • Intitulé de l’emploi / de la fonction
  • Finalité de l’emploi / de la fonction
  • Activités de l’emploi avec missions principales du poste et missions secondaires
  • Responsabilités et latitudes d’actions
  • Critères de performance
  • Polyvalences

Mode opératoire : atelier de travail suite à un travail préparatoire de chacun sur sa définition de fonction.

Accompagnement

Communication de la nouvelle organisation aux personnes concernées

Communication de la nouvelle organisation à l’ensemble des collaborateurs concernés en étant vigilant à bien intégrer les personnes et leur managers au processus.

Mode opératoire : entretiens individuels.

Présentation de la nouvelle organisation à l’ensemble des collaborateurs 

Suivant l’ampleur des évolutions organisationnelles envisagées, il pourra être intéressant d’informer l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise de la nouvelle organisation.

Mode opératoire : préparation du nouvel organigramme ou des éléments clefs d’évolution à l’ensemble des collaborateurs.

Accompagnement régulier du Comité de Direction dans la mise en oeuvre de la nouvelle organisation

Suivi régulier en Comité de Direction / CODIR du bon déploiement de la nouvelle organisation. Cette tâche relève à la fois de la responsabilité du Directeur Général et de celle du Directeur des Ressources Humaines.

Mode opératoire :

Points réguliers faits en Comité de Direction.

Accompagnement régulier du Comité de Pilotage des Projets dans le bon déploiement du Management de Projet dans le temps

Suivi régulier en Comité de Pilotage / COPIL du bon déploiement de la méthodologie projet identifiée. Accompagnement des Chefs de Projets dans leur mission.

Mode opératoire :

Points réguliers fait en Comité de Pilotage / COPIL.

Exemples de missions de conseil en organisation

Nous réalisons régulièrement les missions suivantes pour nos clients : 

Elément caché

Le CSS de cet élément a été modifié afin qu’il n’apparaissent pas (sinon, il apparait comme ouvert, ce que je ne souhaitais pas …)

Mise en place d'un Comité de Direction

Nous accompagnons nos clients dans la mise en place de leurs Comités de Direction / CODIR en articulant les poins clefs suivants :

 

  • Choix des membres du Comité de Direction
  • Identification de la fréquence des CODIR adaptée à l’entreprise
  • Travail sur la posture des participants
  • Co-animation des CODIR dans le temps

Développement de l'organisation en lien avec le projet d'entreprise

Nous accompagnons nos clients dans l’optimisation – et parfois la refonte – de l’organisation de leur entreprise, en lien avec leur projet de développement :

 

  • Identification de l’organisation actuelle
  • Identification de l’organisation cible la plus à même de concourir à la réalisation du projet de développement de l’entreprise
  • Identification formelle de l’ensemble des collaborateurs concernés par l’évolution de la nouvelle organisation
  • Identification du plan de déploiement à mettre en oeuvre, aurpès des personnes concernées et auprès de l’ensemble de l’entreprise
  • Communication ciblée et générale
  • Accompagnement au déploiement de la nouvelle organisation dans le temps

Identification des routines de management

Nous accompagnons nos clients dans la remise à plat de leur routines de mangement :

 

  • Identification des routines de management de l’entreprise, de celles qui fonctionnent bien et de celles à améliorer ou à supprimer
  • Identification des routines de management à maintenir avec Responsable, Fréquence, Durée et objectifs attendus
  • Déploiement dans le temps des nouvelles routines de management

Optimisation organigramme

Nous accompagnons nos clients dans la clarification de leur organisation et particulièrement de leur organigramme :

 

  • Identification des directions clefs, des fonctions clefs
  • Clarification des rattachements hiérarchiques et fonctionnels
  • Mise au propre du nouvel organigramme de l’entreprise
  • Communication à l’ensemble des acteurs concernés

Refonte définitions de fonctions

GAYA accompagne ses clients dans la clarification des rôles et des responsabilités de chaque collaborateurs de façon à pouvoir identifier pour chacun :

 

  • Intitulé de l’emploi / de la fonction
  • Finalité de l’emploi / de la fonction
  • Activités de l’emploi avec missions principales du poste et missions secondaires
  • Responsabilités et latitudes d’actions
  • Critères de performance
  • Polyvalences

Mise en place d'un Comité de Pilotage des Projets

Nous travaillons avec nos clients à la mise en place de leur management de Projet en articulant les poins clefs suivants :

 

  • Identification de la gouvernance Projet et du Comité de Pilotage des Projets
  • Identification de la fréquence des COPIL adaptée à l’entreprise
  • Identification des Chefs de Projets et des contributeurs projet
  • Formation des acteurs
  • Identification et déploiement des outils de pilotage des Projets : planning, équipe projet, périmètre projet, plan de levée des risques, gestion budgétaire, …
  • Co-animation des COPIL dans le temps
conseil en organisation

Les convictions de GAYA pour une mission de conseil réussie

La réussite d’une mission de conseil en organisation s’appuie sur les points essentiels suivants :

Conseil en organisation Point clefs pour une mission réussie
  • Cadrage de la mission : le cadrage de la mission doit être clair et les objectifs attendus explicites.
  • Choix des contributeurs privilégiés : les collaborateurs identifiés pour accompagner une mission associée à l’organisation de l’entreprise devront être des collaborateurs de confiance.
  • Confidentialité des échanges : travailler sur l’organisation nécessite de pouvoir faire des mises en jeu diverses, de tester certaines idées pour les éprouver. Il est indispensable de pouvoir travailler en confiance et en toute confidentialité.
  • Développement de l’intelligence collective : le point de vue de chacun est attendu, les meilleurs réponses aux problématiques posées étant souvent liées à la capacité d’une organisation à confronter des points de vues forts.
  • Sens du résultat : l’organisation retenue devra être efficiente et il faudra, autant que possible, éviter les demi-solutions dont on sait à l’avance qu’elles ne marcheront pas.
  • Agilité : dans un monde ou tout évolue en permanence, l’entreprise doit garder de l’agilité. Son organisation devra être à la fois structurée et capable d’évoluer au fil du temps et des évènements.
  • Engagement du dirigeant : dans la mesure ou on touche au coeur de l’entreprise, l’engagement du dirigeant à la bonne marche des opérations est indispensable.

Les méthodes utilisées par nos consultants

Pour accompagner nos clients dans l’optimisation de leur organisation nous nous appuyons  sur les outils et les méthodes suivants :

  • Business Model Canvas : cet outil permet d’avoir une vision synthétique des enjeux de l’entreprise, auxquels la nouvelle organisation doit répondre. 
  • Analyse PESTEL : de plus en plus, l’entreprise doit composer avec son environnement, le développement de la marque employeur ou de la Qualité de Vie au Travail – QVT – qui sont à intégrer pleinement dans toute réflexion organisationnelle.
  • Matrice RACI : c’est un outil indispensable pour clarifier les rôles et les responsabilités de chacun et pour les repositionner au regard des besoins de l’entreprise.
  • Organigramme : l’organigramme doit permettre à chaque collaborateur de se positionner dans l’entreprise, d’identifier quel est son titre, sa direction et son service de rattachement et qui est son responsable hiérarchique ! 
  • Définitions de fonctions : il est important d’identifier clairement les rôles et les responsabilités de chacun.
  • Routines de management : clarifier les réunions indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise et supprimer celles qui sont inutiles.
Méthodes de travail
  • Animation des réunions : nous accompagnons nos clients dans l’animation de leurs réunions de direction, CODIR, COPIL ou Short Interval Management – SIM dans le cadre de la mise en place de démarches d’amélioration continue.
  • Communication : nous encourageons les dirigeants à communiquer régulièrement auprès de leurs collaborateurs et les accompagnons dans la préparation et l’animation de journées d’entreprises.
  • Développement du travail collaboratif : le travail collaboratif est la clef de voute du développement du projet d’entreprise. Nous vous accompagnons dans la mise en place de réunions où l’écoute, le respect de la parole de l’autre, l’esprit d’équipe, le sens du consensus sont la règle.

Les réponses à vos questions sur le conseil en organisation

Faut-il préférer un gros cabinet de conseil en organisation ou un cabinet régional ?

En fonction de votre besoin, vous pourrez préférer : 

Les consultants indépendants :

Souvent seniors, ils bénéficient d’une sérieuse expérience en entreprise comme dirigeants ou cadres dirigeants. Consultants en stratégie indépendants, ils développent leur clientèle par le bouche à oreille et par la recommandation.

Les cabinets de consultants en organisation locaux :

Implantés dans leur région, les cabinets de consultants en organisation peuvent faire intervenir des consultants dans différents domaines d’expertises. Ils connaissent généralement bien le tissu économique régional, notamment les PME et ETI qui y sont implantées.

Les grandes entreprises de conseil en stratégie :

Structures nationales, les sociétés de conseil comme le Boston Consulting Group, CapGemini Consulting, McKinsey ou Roland Berger sont généralement missionnées dans des ETI ou dans les grandes entreprises et font intervenir un consultant junior sous la supervision d’un consultant senior.

Quelles sont les aides pour financer une mission de conseil en organisation ?

Le développement de la performance des PME et des PMI est un enjeu qui concerne à la fois l’Europe, l’État, les Régions (délégataires de l’économie dans les lois de décentralisation), les Communautés de Communes mais aussi les communes.

L’ensemble de ces acteurs économiques cherchent des moyens pour accompagner les entreprises dans leur développement, l’optimisation de leur organisation, dans une logique d’efficience.

Dès lors, de nombreux financements existent.

Sans être exhaustif il est possible de citer les financements suivants :

 

    • Europe : FEDER : Fond Européen de Développement Économique Régional
    • État : PGE, fonds structurels, …
    • Bpifrance : programmes Accélérateurs PME notamment
    • Région : Conseil Stratégique (région Bourgogne Franche Comté) ; Conseil Ciblé (région Bourgogne Franche Comté)
    • Communautés de communes et communes : à étudier au cas par cas

Quelles structures peuvent me recommander le bon cabinet de conseil pour mon entreprise ?

Trouver le cabinet de conseil en organisation qui saura répondre aux besoins de votre entreprise et vous accompagner dans l’identification et la mise en oeuvre d’une organisation efficiente est une démarche importante qui nécessite de faire fonctionner son réseau.

Il est intéressant sur ces sujets d’interroger :

  • des collègues chefs d’entreprise
  • l’agence de développement économique de votre région
  • Bpifrance, qui propose ce type de mission au travers des programmes accélérateurs
  • la CCI de votre département, de votre région
  • le CETIM qui intervient dans de nombreuses PME industrielles françaises

Si vous le souhaitez, GAYA Conseil dispose d’un réseau de consultants qualifiés pouvant vous accompagner dans tout l’Est de la France (et dans toute la France, parfois, pour accompagner nos clients)

 

GAYA accompagne les PME dans tout l’est de la France

Christophe GALY consultant en stratégie

Christophe

François consultant en stratégie PME

François

Réseau GAYA Anne consultante

Anne

Réseau GAYA - Patrick consultant

Patrick

Réseau GAYA Éric Consultant

Éric

Jérôme consultant

Jérôme

Nos consultants interviennent partout en France mais particulièrement dans les régions et les villes suivantes :

    Région Bourgogne – Franche – Comté

      • Saône et Loire : Chalon sur Saône, Mâcon, Autun, Louhans, Charolles
      • Côte d’Or : Dijon, Beaune
      • Doubs : Besançon, Montbéliard, Pontarlier
      • Jura : Lons le Saunier
      • Nièvre : Nevers
      • Yonne : Auxerre

    Région Auvergne – Rhône – Alpes

      • Ain : Bourg en Bresse
      • Allier : Moulins
      • Drôme : Valence
      • Loire : Saint-Etienne, Montbrison, Roanne
      • Puy-de-Dôme : Clermont-Ferrand,
      • Isère : Grenoble
      • Rhône : Lyon, Villefranche sur Saône

    Région Grand-Est :

      • Aube : Troyes
      • Bas-Rhin : Strasbourg, Saverne
      • Haute Marne : Chaumont, Langres
      • Meurthe-et-Moselle : Nancy
      • Moselle : Metz
      • Territoire de Belfort : Belfort

    Paris 

    Région Occitanie

      • Gard : Nîmes

    Aquitaine 

      • Gironde : Bordeaux

     

    Consultants indépendants : rejoignez le réseau GAYA

    Le réseau GAYA est un réseau de consultants indépendants et engagés au service du développement des PME françaises

    Nous cherchons à vivre au quotidien les valeurs suivantes :

    valeur cabinet de conseil en stratégie Engagement

    Engagement

    valeur cabinet de conseil en stratégie Résultat

    Sens du résultat

    valeur cabinet de conseil en stratégie Expertise

    Expertise

    valeur cabinet de conseil en stratégie Engagement

    Esprit d’équipe

    En savoir plus sur le conseil en organisation – Vidéothèque

    Frédéric LALOUX : Reinventing Organizations

    En savoir plus sur le conseil en organisation – Bibliographie

    Reinventing Organizations

    Auteur

    Frédéric LALOUX

    Résumé

    Dans ce livre passionnant, Frédéric LALOUX explique l’évolution des organisations à travers le temps, ainsi que les forces et les limites de chaque type d’organisation. Il nous invite à découvrir des modes d’organisation plus ouverts et potentiellement plus performants qui s’appuient à la fois sur une très forte culture d’entreprise, mais aussi sur de très forts éléments de structuration également nécessaire au développement de l’entreprise.

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