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Comité exécutif – COMEX : quel est son rôle et comment l’organiser efficacement ?

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Il est étonnant de constater, en ce début de troisième millénaire, que beaucoup de PME et d’entreprise de taille intermédiaires n’ont pas de Comité Exécutif.

Les chefs d’entreprise que nous rencontrons ont parfois essayé de mettre en place cette bonne pratique, mais ils ont presque toujours eu du mal à la maintenir dans le durée, soit par manque de temps, soit parceque les COMEX mis en place ne répondaient pas pleinement à leurs attentes.

A l’inverse, nous constatons avec plaisir que, lorsqu’un Comité Exécutif est mis en place en intégrant un certain nombre de bonnes pratiques, il apporte une vrai valeur ajoutée à l’entreprise, permet de fédérer l’équipe dirigeante autour d’une vision stratégique et contribue efficacement au déploiement du projet d’entreprise.

Dès lors, quelles sont les bonnes pratiques permettant de mettre en place des COMEX efficaces ? Quel est le rôle précis d’une réunion de COMEX, et comment l’organiser ?

Voici quelques éléments de réponses aux questions communément posées sur le sujet et issues de plus de 7 années de pratique de GAYA Conseil dans l’accompagnement de Comités Exécutifs.

Quel est le rôle d’un Comité Exécutif ? Quelle définition du COMEX ?

Un Comité Exécutif, aussi appelé COMEX, est une instance qui doit permettre au dirigeant d’entreprise de sortir d’une certaine solitude et de s’entourer de quelques collaborateurs clefs, cadres dirigeants, pour piloter avec eux le développement de l’entreprise, de la vision stratégique à sa mise en oeuvre opérationnelle.

Dans une période où le monde se complexifie et où le temps s’accélère, il est indispensable de s’obliger à sortir régulièrement la tête du guidon pour pouvoir travailler sur des sujets de fond et de forte valeur ajoutée.

Le rôle du COMEX est donc de permettre au dirigeant et à l’équipe de direction de prendre régulièrement du recul, de sortir de l’urgence du quotidien, pour identifier les décisions stratégiques, faire le point sur tout ce qui va bien (pourquoi pas) mais aussi pour challenger tout ce qui fonctionne moins bien.

Il s’agit de créer un espace où chacun pourra faire valoir son point de vue librement, où l’on pourra faire vivre l’intelligence collective et qui permettra, in fine, la prise de décisions structurantes, favorables au développement de l’entreprise.

Rôle du CODIR

La mise en place et l’accompagnement de Comités exécutifs efficients : une mission au coeur des expertises de GAYA Conseil

Comite de Direction GAYA Conseil

Depuis plus de 7 ans GAYA Conseil accompagne ses clients dans la structuration et dans la mise en oeuvre régulière de leurs Comités exécutifs. 

Cet accompagnement est basé sur plus de 20 années de pratique dans des PME industrielles et au sein de grands groupes industriels.

Il s’agit, à chaque mission, d’adapter à l’entreprise les bonnes pratiques associées à la gouvernance des Comités exécutifs, en articulant une nécessaire structure et une indispensable culture. Il s’agit également d’accompagner les entreprises dans l’appropriation d’un « outil » indispensable à leur développement.

Ce travail de comitologie d’entreprise réalisé avec constance dans le temps permet de faire la différence et d’obtenir rapidement des résultats tangibles !

Qui fait partie du COMEX ? 

Membres du Comite de direction

Dans une PME industrielle, le Comité Exécutif est, en général, composé des membres suivants :

    • Le Dirigeant
    • Le Directeur Administratif et Financier – DAF
    • Le Directeur Commercial et marketing
    • Le Directeur Industriel
    • Le Directeur des Ressources Humaines
    • Le Directeur du Développement

En fonction de la taille de l’entreprise, le COMEX pourra accueillir entre 4 et 8 personnes. Les rôles ci-dessus sont généralement représentés mais, dans les PME de plus petite taille, différentes fonctions peuvent être occupées par une même personne. Un Comité Exécutif à moins de 4 personnes ne permet pas un brassage de points de vues suffisant ; à l’inverse, un Comité Exécutif à plus de 8 personnes devient plus difficile à animer.

En fonction des besoins, quelques autres contributeurs pourront venir présenter un sujet clef au COMEX, mais c’est une pratique à mettre en oeuvre avec parcimonie. La réunion de COMEX étant, de notre point de vue, une instance plutôt fermée (contrairement au CODIR ou COPIL qui peuvent être des instances plus ouvertes).

A quelle fréquence se réunit le comité exécutif ?

La question de la fréquence des COMEX est une question pertinente. Se réunir trop régulièrement risque de voir le comité exécutif traiter plutôt des sujets de la semaine, de l’agenda, des urgences du moment ; se réunir trop peu souvent risque de transformer le COMEX en une sorte de revue de direction telle que celle réalisée tous les ans au titre de l’ISO 9001.

Quelques années de pratique sur le sujet nous font préconiser une fréquence mensuelle.

Les comités exécutifs, planifiés au semestre ou à l’année, deviennent alors une pause dans l’agenda de l’équipe dirigeante qui trouve là un lieu pour échanger sur des sujets importants du moment et sur des questions plus prospectives.

Il arrive, dans certaines entreprises, de voir fonctionner paralellement un COMEX 1 et un COMEX 2. Le Comité Exécutif 1 se réunit tous les mois et traite des sujets associés à la bonne gouvernance de l’entreprise. Le Comité Exécutif 2 se réunit toutes les semaines et traite de l’ensemble des sujets plus quotidiens. Cette pratique fonctionne plutôt bien et permet de concilier les questions de court terme – urgentes et importantes – avec les enjeux moyens et long terme – pas urgents mais essentiels.

Il s’agit donc, au travers du COMEX, de créer une routine de management qui va permettre à l’équipe dirigeante de se retrouver pour avancer sur les sujets clefs associés à la gouvernance de l’entreprise et à son développement.

Comité de Direction - fréquence

Investir du temps, pour gagner du temps !

Comité Exécutif

Pourquoi mettre en place une nouvelle routine de management alors que nous sommes déjà bien occupés et que le temps manque à chacun ?

L’urgent et l’important nous sollicite sans cesse et il est souvent difficile de se bloquer une demi-journée pour s’occuper de sujets qui ne relèvent pas de l’urgence.

Pourtant sortir de la dictature du quotidien est une nécessité.

Les quelques questions suivantes peuvent nous aider à nous convaincre :

    • Comment fédérer une équipe si elle n’est jamais réunie ?
    • Comment partager des objectifs si nous ne les mettons jamais en commun ?
    • Comment préparer l’avenir si nous ne pensons qu’au présent ?
    • Comment approfondir des sujets importants en échangeant avec chacun à tour de rôle et entre deux portes ?

La seule réponse connue à ce jour consiste à planifier le Comité Exécutif longtemps à l’avance – en général par semestre  afin d’obliger chacun à bloquer les dates correspondantes dans son agenda et à organiser son temps autours de ces dates.

Quelle organisation adopter pour avoir un comité de direction efficace ?

Organisation Comité de Direction

Avant toutes choses il convient de convenir de la durée du CODIR.

Généralement les Comités de Direction se tiennent sur une demi-journée (avec parfois une réunion de CODIR le matin et le COPIL l’après-midi – ou l’inverse) ; il peut toutefois arriver que les sujets à traiter soient ponctuellement plus importants et il arrive fréquemment de voir des entreprises organiser certains Comités de Direction sur une journée complète.

Le bon fonctionnement d’un Comité de Direction relève de quelques règles simples et assez classiques :

    • un ordre du jour clair et diffusé à l’avance
    • la préparation par chaque participant de son intervention, avec un support de présentation adapté, suivant l’adage de Victor HUGO : « la forme, c’est du fond qui remonte à la surface »
    • la présentation par chaque participant des sujets qui relèvent de ses prérogatives
    • l’échange libre, dans un équilibre des temps de parole et du respect des temps alloués pour chaque sujet
    • l’animation du CODIR par le chef d’entreprise 
    • la prise de note associée aux échanges et aux prises de décisions
    • la diffusion et l’archivage du compte rendu
    • le suivi par chacun des actions qui lui auront été attribuées

Quels sont les sujets à aborder en COMEX ?

Les sujets à aborder en COMEX pourront s’articuler autours des thématiques suivantes :

    • Direction Générale
    • Finance / Contrôle de Gestion
    • Marketing et Commerce
    • Ressources Humaines
    • Industrie / Production
    • Développement

Il s’agit de revoir les sujets clefs de l’entreprise pour le mois en cours, mais aussi pour la période à venir.

    A titre d’exemple les sujets suivants sont régulièrement traités dans les comités exécutifs que nous accompagnons :

        • Identification du projet d’entreprise autour de sa vision stratégique, en s’appuyant par exemple sur la matrice PESTEL
        • Point finance et contrôle de gestion mensuel, trimestriel, annuel
        • Résultat mensuel, cumulé vs budget
        • CA du mois, CA cumulé vs budget
        • Refonte de l’organisation ; évolutions de l’organigramme
        • Entrées et sorties de collaborateurs
        • Actions commerciales en cours et à venir
        • Commandes du mois et carnet de commande
        • Production du mois, indicateurs de production (efficience, TRS, …)
        • Suivi du portefeuille des projets clients et du portefeuille des projets d’innovation

      Cette liste est loin d’être exhaustive et peut varier en fonction des entreprises, de leur domaine d’activité et des problématiques à traiter sur la période.

      Sujet et ordre du jour CODIR

      Comment faire un compte rendu de COMEX efficace ?

      Compte rendu CODIR

      La personne en charge du compte rendu du COMEX a un rôle très intéressant.

      Il s’agit à la fois d’avoir un bon esprit de synthèse, une bonne capacité d’attention et de prise de notes.

      Pour faire un compte rendu efficace, il suffira de :

        • Réaliser une prise de note – sur ordinateur de préférence – en séance
        • Utiliser la trame de compte rendu de l’entreprise (éviter de passer par une trame intermédiaire qui oblige la re-saisie sans valeur ajoutée)
        • Se donner un temps de relecture dans la foulée de la réunion (en fin de réunion, en fin de journée, le lendemain matin)
        • Diffuser le compte rendu directement après la réunion et jamais au-delà de 2 jours
        • Eviter toute procrastination : toute reprise de compte rendu longtemps après la réunion étant une perte de temps considérable, nécessitant à chaque fois un vrai effort de mémoire

      Quelle différence entre un COMEX et un CODIR dans une PME ou une ETI ?

      Différence CODIR et COMEX
      Différence CODIR et COMEX
      Différence CODIR et COMEX
      Différence CODIR et COMEX
      Différence CODIR et COMEX

      Le COMEX

      Le Comité Exécutif est une instance qui réunit quelques collaborateurs clefs (entre 4 et 8 personnes) pour accompagner le dirigeant dans le développement de son entreprise.

      C’est un cénacle qui traite de l’ensemble des enjeux relevant de la Direction Générale notamment de la stratégie de l’entreprise et de son déploiement.

      Le CODIR

      Dans le PME et les ETI le CODIR est une instance qui permet d’associer les managers de l’entreprise plus largement qu’au sein du Comité de Direction.

      Cette instance de direction permet de partager une information de qualité, de faire le point régulièrement sur le bon avancement du projet d’entreprise, de fédérer les équipes, mais aussi de faire remonter des problématiques terrains qui seraient ignorées des membres du COMEX.

      Le COMEX dans un grand groupe

      Dans une grande entreprise, un Comité Exécutif – COMEX, est une sorte de Codir des Codir, qui rassemble les directeurs exécutifs de l’entreprise, généralement les N-1 du Directeur Général. C’est cette instance qui va décider des grandes orientations de l’entreprise dans son ensemble. On peut en voir un exemple avec le Comité Exécutif d’EDF
      Pour ces grands groupes, chaque entité de l’entreprise va ensuite avoir son Comité de Direction. Par exemple, le directeur d’un pays pourra réunir ses directeurs commerciaux, financiers, etc.

      Quelques bonnes pratiques à développer

      Comité de Direction - bonnes pratiques

      Chaque membre du Comité Exécutif devra être attentif à respecter les bonnes pratiques suivante :

        • Développer une vision stratégique
        • Développer sa culture personnelle & managériale 
        • Avoir le sens de l’intérêt général et celui de l’intérêt supérieur de l’entreprise
        • Être force de proposition
        • Permettre l’opposition de points de vues forts
        • Développer une capacité à entendre le point de vue de l’autre
        • Développer cohésion, esprit d’équipe et capacité de travail collectif 
        • Décider
        • Développer la solidarité autour des décisions prises
        • Favoriser la prise de décision par consensus, sachant qu’en dernier ressort c’est le dirigeant qui tranchera
        • Garantir la confidentialité des échanges
        • Développer une certaine exemplarité
        • Représenter la Direction Générale
        • Tenir les valeurs de l’entreprise

      Pour pouvoir mener des Comités exécutifs dans de bonnes conditions il sera indispensable de disposer d’une salle de réunion bien équipée et bien isolée phoniquement.

      Il n’est pas rare de voir un certain nombre d’entreprises préférer faire certains de leurs Comités Exécutifs en dehors de l’entreprise afin que le lieu soit favorable à la qualité des échanges.

      Quelques pièges à éviter 

      Pour maintenir dans le temps un COMEX efficace, quelques pièges sont à éviter :

        • Ne pas tenir les échéances prévues et annuler les réunion de COMEX au dernier moment sous prétexte de l’urgence du quotidien (dérogation possible à ce principe une fois par an, deux fois maximum)
        • Ne pas diffuser l’ordre du jour en amont du Comité de Direction
        • Ne pas préparer et compter sur sa seule prestance
        • Ne pas identifier d’indicateurs clefs de performance – KPI – pertinent
        • Interompre les collègues
        • Vouloir avoir raison au détriment d’une solution plus optimale pour l’entreprise
        • Ne pas faire de compte rendu
        • Ne pas suivre les actions du compte rendu associées à son domaine de responsablité
        • Ne pas prendre de décision
        • Ne pas prendre assez de hauteur
        • Prendre trop de hauteur

      La liste ci-dessus n’est pas exhaustive, chacun pourra la compléter en fonction de ses propres expériences.

      Comité de Direction - pièges à éviter

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